Isyarat di Balik Gaya Penulisan Email

Isyarat di Balik Gaya Penulisan Email


Dalam dunia kerja saat ini, untuk berkoordinasi, para pekerja cenderung memanfaatkan email, karena lebih praktis dan tercatat dengan baik. Masalah yang muncul kemudian adalah kebiasaan ini menghilangkan semua petunjuk vokal dan visual, misalnya, volume, bahasa tubuh, atau ekspresi wajah.
Hal itu biasanya digunakan untuk menyampaikan makna yang tidak ditangkap oleh kata-kata. Sarkasme, gaya bicara yang berlebihan dan nada emosional bisa terlihat dari gaya penulisan email dan bisa memicu kesalahpahaman. Tetapi, lama-kelamaan sebagai pembaca email, kita jadi lebih memahami dan bisa mengerti apa yang dimaksud pengirim email, bukan hanya dari isi email tapi dari penulisannya.

Seperti dilansir dari huffingtonpost.com, Heidi Grant Halvorson, PhD, psikolog dan penulis 'Succeed: How We Can Reach Our Goals', mengungkap penelitian terbaru terkait hal ini. Yaitu mengidentifikasi tiga isyarat yang sering muncul dalam penulisan email, dan bisa menggambarkan suasana hati, motivasi serta kepribadian si penulis email.

1. Banyak kesalahan
Kesalahan dalam tulisan, baik tata bahasa atau salah ejaan bisa meninggalkan kesan buruk pada pembaca, bahwa Anda adalah orang yang tidak pedulian. Kesalahan ini bisa jadi tanda yang jelas dari sikap apatis dan bahkan tidak hormat.

Email 'ceroboh' ini juga bisa membuat orang ragu pada pernyataan Anda. Menurut Heidi, hal ini seperti ketika Anda menguap di depan seseorang yang sedang bicara pada Anda. Hindari hal ini dengan selalu memastikan tak ada kesalahan dalam email yang Anda kirim, selalu periksa kembali sebelum Anda klik 'sent'.

2. Perspektif orang pertama versus orang ketiga
Bandingkan dua kalimat berikut, "Kami memutuskan dalam rapat untuk menunda acara sales" dengan "Telah diputuskan dalam rapat bahwa acara sales ditunda". Inti dari pesan kedua kalimat tersebut sama.

Perbedaannya terletak dari perspektif penulisan orang pertama (kami), sedangkan kalimat kedua ditulis dalam gaya yang lebih formal. Penelitian menunjukkan bahwa orang sering membuat asumsi ketika Anda memilih gaya penulisan yang kedua, yaitu bahwa Anda tidak memiliki posisi yang 'sama'.

Lalu, menulis dalam perspektif orang ketiga secara signifikan membuat kesan yang lebih 'bermusuhan' dan kurang formal dibandingkan kalimat pertama. Penulisan ini juga cenderung digunakan seorang supervisor pada anak buah untuk memberi tugas.

3. Tanda seru
Tanda seru dalam email mengungkapkan lebih dari sekadar antusiasme Anda. Meskipun Anda mungkin tidak bermaksud itu, tanda seru juga memberitahu pembaca bahwa Anda melihat mereka secara kolegial dan lebih akrab. Informalitas dan penekanan emosional menunjukkan hubungan persahabatan, bukan sekadar hubungan kerja belaka.